Как выбраться из хлама часть 1

Перестать производить хлам, понять где ты находишься и делать продукт.

ИНФОРМАЦИИ СЛИШКОМ МНОГО, ПРОДУКТА МАЛО.

Как бы не хотелось сразу дать инструкции — необходимо сначала дать видение, даже некую философию. Буду разбавлять примерами из жизни.

Есть у меня несколько инженеров, занимающихся обслуживанием офиса, занимающихся построением систем тестирования, а также (хотелось бы) изготовлением документацией.

Если бы просто тянуть кабели, настраивать серверы, компьютеры… вот если бы только так было можно, то к каждому пришлось бы приставить секретаря, при чем крутого секретаря, со знаниями Microsoft Visio или какого-то CAD. Но, такое невозможно, это дорого и дико как-то. 

Каждый профессионал, должен уметь оставлять за собой след в виде опыта, знаний и даже свода ошибок, отображенных в текста, схемах, фотографиях (картинках) и это касается не только инженеров.

Сотрудники Call Center, делопроизводители, секретари, помощники, начальники… все из кого состоит офис, который что-то производит, все порождают кучу цифрового хлама.

Всё, что слышал от инженеров «М-да… надо бы нарисовать схему…» и так 10 лет. Всё что я знаю о делопроизводителях и людях работающих с договорами, счетами, коммерческими письмами, инструкциями, билетами, сводками… это «Так… где-то этот документ был здесь… сейчас найду»  и так 10 лет.

Агааа, вспомнил! Договор у меня на флешке… тааак… ммм.., а флешка дома.

Компании не создают регламентов или инструкций для правильного создания, обработки и хранения информации (ну кое-что есть, но очень внутреннее и утилитарное). Компании не обучают сотрудников правильной работе с информацией и временем. Сотрудники офисов разбираются с этим сами, они предоставлены сами себе, создавая кошмарные по размерам горы хлама.

Когда-то у меня была идея, даже скорее мечта, чтобы системные администраторы, автоматизированным способом, создавали сотрудникам структуру каталогов в сети, чтобы сотрудники могли нормально работать с информацией. Эх… мечта.

«Новая папка 3», «Новый документ 4.doc», «12345.txt», «Всепароли111.xls», «всякиеДоки с флешки», «Отдать на печать»…

И моё любимое — папка «Для зама 2017», а в ней 6 одинаковых порнофильмов, какой-то договор PDF, фотографии из поездки в Турцию.

Повторюсь, речь об офисных людях работающих с информацией. Это огромный пласт людей у которых нет инструмента правильного получения, обработки, хранения информации и доставки продукта (результата) сделанного из этой информации.

Однако, стоит заметить, что за домашними компьютерами происходит тоже самое или страшнее. Вы просто не можете понять куда скачали картинку, песню, фильм и т.п. Эта проблема как бы прорастает в офис, следует за вами и даже преследует.

Почему?

Потому что если на работе вам никто не скажет как, то вы будете поступать так, как поступаете в жизни. Будь то рабочий стол Windows или рабочий стол в смысле стол — всё будет проще говоря засрано.

Чтож, проблемы очертили и теперь вопрос — что делать?

Рассказывать.

Не скажу что точно, прямо вот на 100% делать вам, но могу рассказать что делаю сам для себя.

Уверен, что для многих будет совершенно не важно, что многое я взял у Аллена, многое Форстера и Майера — это абсолютно не важно.

Важно создать себе нормальную, эффективную, гибкую систему работы с абсолютно любой информацией.

В завершение, кратко по инструментам.

Простейшая (а есть и продвинутая) структура папок — в планшете, в телефоне, в компьютере и даже на столе за которым сидите с помощью пластиковых лотков:

• ВХОДЯЩИЕ (INBOX) — папка для абсолютно всего что вы собираетесь загрузить в компьютер
• ПРОЕКТЫ (PROJECTS)
• • ЛИЧНЫЕ (PERSONAL)
• • • Личный Проект 1
• • • Личный Проект 2
• • РАБОЧИЕ (WORK)
• • • Рекламный проект
• • • Проект оснащение офиса
• КОГДАНИБУДЬ (MAYBE)
• • Идеи для офиса
• • Купить столик 
• АРХИВ (ARCHIVE)
• • Завершенные проекты (Done Projects)
• • • 2018
• • • 2017
• • • 2016
• • СПРАВОЧНЫЕ МАТЕРИАЛЫ (REFERENCE)
• • • Инструкции
• • • Презентации
• • • Регламенты
• • • Сканы